1. Определение ключевых моментов. В самом начале надо установить цель ивента, очертить круг участников, подумать над продолжительностью и масштабом события. Всё это поможет сформировать бюджет, смету и план действий.
2. Разработка идеи. Концептуальный подход к бизнес-мероприятию поможет уточнить дальнейшую техническую подготовку и разработать программу. Важно понять, из каких частей (форм активностей) будет состоять событие, и заранее смоделировать итоги, с какими каждый участник должен покинуть площадку.
3. Подготовка. Сюда обязательно входят поиск площадки (конференц-зал, гостиница, ресторан и т.д.), корпоративное/тематическое оформление и зонирование локации, доставка и настройка звука и света, а также мультимедиа, аренда мебели, подготовка полиграфии и сувениров, решение вопросов кейтеринга, проживания, трансфера. Не менее важным является подбор ведущих, модераторов, тренеров, спикеров и работа с ними.
4. Промоушен. Если цель делового мероприятия привлечь внимание, необходимо работать над рекламой ивента. Здесь в ход идут различные инструменты: оригинальные приглашения и пресс-конференции со СМИ, анонсы у блогеров, реклама по радио и телевидению и т.д.
5. Проведение ивента. В день мероприятия важно проконтролировать встречу и размещение всех гостей, следование программе и таймингу, работу техники и наличие запасных планов на случай форс-мажоров. Важно организовать событие так, чтобы на него не повлияли плохие погодные условия, транспортный коллапс на дорогах и т.д.
6. Постпродакшн. В финале мероприятия полезно собрать обратную связь ото всех участников. Кроме этого, стоит заняться обработкой фото- или видеоконтента с ивента, чтобы дополнить им официальные отчеты либо рассказы о событии на официальном сайте, в социальных сетях, на площадках партнеров и в СМИ.

Via